COMPARTIMENTUL SECRETARIAT

Circuitul documentelor în

unitatea școlară

Transmite un mesaj către secretar

Compartimentul secretariat

Art. 73. - (1) Compartimentul secretariat cuprinde, dupa caz, posturile de secretar-sef, secretar si informatician, analist programator.

(2) Compartimentul secretariat este subordonat directorului.

(3) Secretariatul functioneaza in program de lucru cu elevii, parintii sau reprezentantii legali sau alte persoane interesate din afara unitatii, aprobat de director, in baza hotararii consiliului de administratie.

Art. 74. - Compartimentul secretariat are urmatoarele atributii:

a) transmiterea informatiilor la nivelul unitatii de invatamant;

b) intocmirea, actualizarea si gestionarea bazelor de date;

c) intocmirea si transmiterea situatiilor statistice si a celorlalte categorii de documente solicitate de catre autoritati, precum si a corespondentei unitatii;

d) inscrierea copiilor/beneficiarilor primari pe baza dosarelor personale, pastrarea, organizarea si actualizarea permanenta a evidentei acestora si rezolvarea problemelor privind miscarea beneficiarilor primari, in baza hotararilor consiliului de administratie;

e) rezolvarea problemelor specifice pregatirii si desfasurarii examenelor si evaluarilor nationale, ale concursurilor de ocupare a posturilor vacante, conform atributiilor prevazute de legislatia in vigoare sau de fisa postului;

f) completarea, verificarea, pastrarea in conditii de securitate si arhivarea documentelor referitoare la situatia scolara a beneficiarilor primari si a statelor de functii;

g) primirea, intocmirea, anularea, eliberarea, arhivarea si casarea actelor de studii si a documentelor scolare, in conformitate cu prevederile regulamentului privind regimul actelor de studii si al documentelor scolare gestionate de unitatile de invatamantul preuniversitar, aprobat prin ordin al ministrului educatiei;

h) selectia, evidenta si depunerea documentelor la Arhivele Nationale, dupa expirarea termenelor de pastrare, stabilite prin "Indicatorul termenelor de pastrare", aprobat prin ordin al ministrului educatiei;

i) pastrarea si aplicarea sigiliului unitatii pe documentele avizate si semnate de persoanele competente, in situatia existentei deciziei directorului in acest sens;

j) intocmirea si/sau verificarea, respectiv avizarea documentelor/documentatiilor, potrivit legislatiei in vigoare sau fisei postului;

k) intocmirea statelor de personal;

l) intocmirea, actualizarea si gestionarea dosarelor de personal ale angajatilor unitatii de invatamant;

m) calcularea drepturilor salariale sau de alta natura in colaborare cu compartimentul finaciar - contabil;

n) gestionarea corespondentei unitatii de invatamant; inregistrarea tuturor sesizarilor, petitiilor sau memoriilor primite de la elevi, parinti/reprezentanti legali, alte persoane;

o) intocmirea si actualizarea procedurilor activitatilor desfasurate la nivelul compartimentului, in conformitate cu legislatia in vigoare;

p) orice alte atributii specifice compartimentului, rezultand din legislatia in vigoare, contractele colective de munca aplicabile, regulamentul de organizare si functionare al unitatii, regulamentul de ordine interioara, hotararile consiliului de administratie si deciziile directorului, stabilite in sarcina sa.

Art. 75. - (1) Secretarul-sef/Secretarul unitatii de invatamant pune la dispozitia personalului condicile de prezenta, fiind responsabil cu siguranta acestora.

(2) Secretarul-sef/Secretarul raspunde de securitatea cataloagelor si verifica, la sfarsitul orelor de curs, impreuna cu profesorul de serviciu, existenta tuturor cataloagelor, incheind un proces-verbal in acest sens.

(3) In perioada cursurilor, cataloagele se pastreaza in cancelarie, intr-un fiset securizat, iar in perioada vacantelor scolare, la secretariat, in aceleasi conditii de siguranta.

(4) In situatii speciale, atributiile prevazute la alin. (1) si (2) pot fi indeplinite, prin delegare de sarcini, si de catre cadre didactice sau personal didactic auxiliar, din cadrul unitatii de invatamant, cu acordul prealabil al personalului solicitat.

(5) Conditionarea de orice beneficii a eliberarii actelor de studii, a documentelor scolare sau a caracterizarilor este interzisa.

(6) Secretarul-sef/Secretarul raspunde de gestionarea actelor de studii si a documentelor scolare in conformitate cu prevederile regulamentului privind regimul actelor de studii si al documentelor scolare gestionate de unitatile de invatamant preuniversitar.

(7) Unitatea de invatamant va pune la dispozitia parintilor/reprezentantilor legali ai beneficiarilor primari si a altor persoane interesate o adresa de e-mail la care pot fi transmise solicitari, petitii, cereri, memorii, sesizari etc.

(8) Conducerea unitatii de invatamant se va asigura ca termenul de raspuns prevazut de lege pentru memorii, petitii, cereri etc., va fi respectat.

(9) In fiecare unitate de invatamant va exista un sistem confidential functional pentru sesizarile referitoare la posibile acte de violenta.

(10) Pentru a asigura legatura parintilor/reprezentantilor legali ai beneficiarilor primari cu unitatea de invatamant, directorul si consiliul de administratie decid un program flexibil al compartimentului secretariat, astfel incat sa asigure activitatea cu parintii/reprezentantii legali al acestuia in intervalul orar 8-9, respectiv 16-18, cel putin doua zile pe saptamana.

Extras din Regulamentul - cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar.

Școala Gimnazială Mireșu Mare

Compartimentul Secretariat